Prestataire technique événementiel : Comment choisir le bon prestataire de services techniques pour vos événements ?

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Rien ne peut battre la joie d’une bonne restauration, d’une poignée de main, de marchandises gratuites ou l’excitation d’un cordon portant votre nom.

Mais la technologie événementielle, c’est plutôt cool aussi ! Elle peut rendre la planification de votre événement moins stressante, vos opérations plus fluides, améliorer votre retour sur investissement et rendre votre recherche post-événement plus efficace. Mieux encore, elle peut améliorer l’expérience de vos participants : de l’inscription simplifiée à une expérience plus immersive, personnalisée et accessible pendant l’événement.

Voici le secret : il existe plus d’une bonne réponse à la question complexe : Quel prestataire technique événementiel dois-je choisir ? Quel que soit votre choix, assurez-vous qu’il est le bon pour vous. Ce guide vous aidera, nous l’espérons, à prendre cette décision essentielle.

Confusion sur le marché de l’événementiel

La technologie événementielle est exactement ce qui est écrit sur la boîte. Il s’agit de la technologie des événements d’entreprise. Mais pour être plus précis, la technologie événementielle désigne tout outil – matériel ou logiciel – qui vous aide à planifier et à produire un événement.

Le marché de cette technologie est en plein essor, à la grande joie des organisateurs d’événements et des participants. Un énorme 90% des organisateurs d’événements pensent que la technologie peut avoir un impact positif sur le succès de leurs événements. Mais il y a, en fait, tellement d’excellentes technologies qu’il est difficile de savoir par où commencer. Où commencer, ce dont vous avez besoin, qui choisir… tout cela peut sembler un peu flou.

Sans compter que le monde de l’événementiel est en constante évolution. Chaque jour est un jour d’école pour ceux d’entre nous qui travaillent dans ce secteur. La beauté de la technologie événementielle, c’est qu’elle est là pour aider vos événements, pas pour prendre le dessus. Personne ne vous forcera à utiliser des outils que vous ne voulez pas utiliser ; c’est vous qui avez le contrôle.

Ci-dessous, nous allons vous guider dans ce qui existe, comment déterminer ce dont vous avez besoin, et vous fournir des exemples de fournisseurs. C’est simple comme bonjour.

 

Budget et besoins techniques

Oui, il peut être décourageant d’essayer de déterminer le type et la quantité de technologie événementielle dont vous avez besoin. Et c’est encore plus décourageant lorsque vous devez prendre en compte le coût de cette technologie. Nous sommes là pour vous dire qu’il existe des nuances dans ce secteur. Vous pouvez acheter peu, vous pouvez acheter beaucoup, et, heureusement pour ceux qui ont un budget serré, certains outils sont disponibles gratuitement, aussi !

Alors, par où commencer ? Il existe deux lignes d’action pour déterminer la technologie événementielle dont vous avez besoin : vous pouvez vous baser sur le type d’événement ou sur les objectifs de votre événement.

Les types d’événements typiques sont les conférences, les événements virtuels, les événements hybrides, les réunions, les salons professionnels, les expositions, les lancements de ventes et les salons de l’emploi. Quant aux objectifs de l’événement, il s’agit généralement d’un ou plusieurs des éléments suivants : gestion de l’événement, monétisation et/ou analyse de l’événement.

Pour aller un peu plus loin, prenons l’exemple de l’analyse des événements :

Pour analyser votre événement avec succès, vous aurez besoin de rapports en temps réel, ce qui vous permettra de faire des ajustements sur le terrain. Cela signifie que vous devrez augmenter le taux de réponse aux enquêtes. Pour ce faire, vous pouvez inciter vos participants à répondre aux enquêtes par le biais de la gamification afin de susciter des commentaires, des réactions et des évaluations. Enfin, vous aurez besoin d’un fournisseur qui vous permettra de prendre des décisions éclairées à partir de ces résultats, afin de stimuler vos ventes futures.

Cela semble beaucoup à faire tout seul, non ? Alors oui, la technologie événementielle est vitale, et connaître les objectifs de votre événement est un bon point de départ pour déterminer la technologie événementielle dont vous avez besoin !

 

Événements en direct, virtuels ou hybrides

En ce qui concerne le type d’événement, le domaine – en direct, virtuel ou hybride – dans lequel se déroule votre événement déterminera en grande partie vos besoins en matière de technologie événementielle. Chacun d’entre eux présente des défis uniques, comme vous allez le voir.

Prenez les événements hybrides. Ils en sont encore à leurs débuts et sont pleins de possibilités. Ils annoncent quelque chose de nouveau. Saviez-vous que les personnes qui assistent à des événements virtuels sont plus nombreuses que celles qui assistent à des événements en personne ? Le boom des événements hybrides a commencé en raison de l’épidémie de Covid-19, et maintenant que la société cherche à échapper à la pandémie, elle emporte avec elle les événements hybrides. Un pourcentage stupéfiant de 73 % des organisateurs d’événements s’accorde à dire que ces événements deviendront encore plus courants à l’avenir.

Une technologie adaptée aux événements hybrides est essentielle pour lutter contre certains de leurs premiers problèmes. Par exemple, le taux d’absentéisme des participants virtuels est de 35 %, et 71,1 % des organisateurs d’événements affirment que leur plus grand défi consiste à relier le public en personne et le public virtuel.

Il est essentiel de disposer d’une suite technique de qualité pour les événements qui se déroulent en ligne. Personne n’a envie d’être une case parmi d’autres lors d’un zoom call.

Une expérience de réflexion : Si vous prévoyez un espace événementiel physique, vous ne jetterez jamais une table en plastique dans une salle vide, vous y éparpillerez vos prospectus et vous laisserez vos invités s’en occuper.

Non, vous voulez construire quelque chose de beau. Pourquoi vos participants virtuels mériteraient-ils qu’il en soit autrement ? C’est pourquoi il est primordial de créer un espace d’événement virtuel époustouflant pour eux aussi ! Mais à quoi ressemble cette technologie ?

Gamification

Examinons quelques exemples, en commençant par la gamification.

La gamification est un moyen tangible d’impliquer les participants virtuels. En termes simples, il s’agit de l’adoption d’éléments et de principes de conception de jeux dans les événements d’entreprise afin de créer une expérience plus immersive et engageante pour les invités.

Streaming en direct

Un autre exemple de technologie pour les événements hybrides est le streaming en direct. Il est essentiel pour les événements hybrides et n’importe qui peut le faire avec une caméra et un compte de médias sociaux, mais sans un service technique professionnel pour les événements, dans quelle mesure cela peut-il être rationalisé et intégré ?

Si l’on prend l’exemple d’un événement en personne, le diagramme d’événement est un excellent service à offrir. Le diagramme d’événement est la mise en page de votre événement en trois dimensions. Il garantit l’efficacité des plans d’étage, des sièges, des flux, de la circulation piétonne, de l’éclairage, du câblage et d’autres éléments de la salle.

 

10 questions à poser avant de choisir son prestataire technique événementiel

Vous envisagez de travailler avec une société de gestion technique d’événements pour votre prochain événement en direct ? Nous avons dressé une liste de dix questions que vous devriez vous poser afin d’être en phase avec toutes les parties impliquées dans votre prochain événement en direct, virtuel ou hybride.

Avez-vous besoin d’un prestataire technique événementiel polyvalent ou d’un spécialiste ?

La complexité de votre événement peut dicter le type de partenaire de production que vous recherchez en matière de matériel et de personnel technique. Certains sites proposeront une solution globale qui peut s’adapter à de nombreux événements et qui peut aider à établir un budget, car ils peuvent généralement regrouper les besoins techniques avec d’autres dépenses, telles que le transport par camion ou le camionnage. Un partenaire spécialisé peut offrir davantage de connexions avec des experts de la technologie utilisée et être en mesure de fournir des produits plus spécifiques pour répondre à des besoins avancés.

Quel est leur inventaire de location ?

Avez-vous besoin de matériel audio, vidéo ou d’éclairage spécifique pour votre événement ? Si c’est le cas, il peut être extrêmement utile de vérifier auprès des fournisseurs de production quels sont leurs stocks. Si une entreprise ne possède pas la technologie spécifique que vous recherchez, elle devra peut-être la sous-louer, ce qui entraînera un coût plus élevé.

Avez-vous seulement besoin de la technologie, ou avez-vous besoin d’une assistance créative et technique ?

Si votre événement dispose déjà d’un personnel technique capable de concevoir et de réaliser vos besoins en matière de production, un fournisseur en location sèche peut être le bon choix. Il s’agit d’un type de fournisseur qui ne fournit que le matériel spécifique que vous demandez. Si vous ou votre client recherchez une assistance pour la conception et l’ingénierie de systèmes complexes, recherchez un fournisseur qui peut offrir ces solutions. La plupart des fournisseurs de services complets proposent des services d’ingénierie complets, tandis que d’autres sont plus spécialisés et disposent d’un personnel créatif pour les aider à concevoir des éléments.

Quel type de soutien à la clientèle offre-t-il ?

Le service à la clientèle est un facteur important dans le choix du bon fournisseur de production. Dans quel délai répondent-ils aux appels ou aux courriels ? Fournit-il des chefs de projet pour aider sur place ? Résout-il les problèmes de manière rapide et concise ?

Quelle est la stabilité de l’entreprise ?

La longévité de votre fournisseur est cruciale. Les années d’activité et les autres clients qu’il a servis peuvent donner un aperçu précieux de sa capacité à soutenir votre événement.

Sont-ils expérimentés et avant-gardistes ?

Demandez à voir d’autres projets qu’ils ont exécutés et qui sont similaires à votre événement. La plupart des sites Web des entreprises présentent des études de cas qui donnent un aperçu de leur style de production. Les meilleurs fournisseurs de services de production sont à la pointe de la technologie. En voyant des exemples d’événements récents, vous serez en mesure de décider s’ils ont l’innovation nécessaire pour soutenir vos idées.

Leurs pratiques de sécurité sont-elles à la hauteur de vos attentes ?

La COVID a créé de nombreuses nouvelles mesures de sécurité qui doivent être prises en compte. Il est donc important de s’assurer que votre fournisseur répondra à toutes vos exigences en matière de personnel sur place.

Le prestataire fournit-il d’autres services ?

Certains vendeurs s’associent à l’association de l’exposition et peuvent offrir de petits avantages, tels que des journées de pré-équipement ou un déchargement accéléré des camions. D’autres vendeurs possèdent leurs propres camions et peuvent inclure ce coût dans leur offre. Il n’est jamais inutile de demander quels autres services peuvent être offerts.

Peut-il prendre en charge la diffusion en continu ?

À l’heure des événements hybrides et des salons virtuels, il s’agit d’un service précieux. Si vous avez besoin d’éléments de diffusion en continu, vérifiez que le fournisseur dispose de l’équipement et d’un personnel compétent pour vous aider à mettre votre événement en ligne.

Peut-il travailler dans les limites de votre budget ?

La qualité peut coûter cher, mais un bon fournisseur doit être en mesure de proposer des solutions qui soutiennent votre vision sans vous ruiner.

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