Méthodologie Prise de Notes de Vente – 5 façons de tirer le meilleur parti de vos notes de vente

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Les vendeurs n’aiment pas prendre des notes.

Pourtant, les notes de vente sont une excellente ressource. Elles ne vous aident pas seulement – elles aident toute votre équipe de vente, votre direction et votre leadership, et même vos clients.

Prendre de bonnes notes d’appel conduit à de meilleurs résultats.

Malheureusement, la plupart des vendeurs ne prennent pas de bonnes notes. Mais il y a une solution. Avec cinq conseils simples, vous pouvez commencer à prendre d’excellentes notes de vente qui donnent des résultats pour votre équipe.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, parlons des raisons pour lesquelles les mauvaises notes de vente sont si problématiques et des quatre façons dont les représentants commerciaux les foutent en l’air.

Comment de mauvaises notes de vente vous coûtent de bonnes affaires ?

Vous n’avez probablement pas beaucoup réfléchi à vos notes de vente. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que les mauvaises notes rendent plus difficile la conclusion d’affaires.

Pourquoi ?

Parce que si vous ne prenez pas de bonnes notes, vous ne retiendrez pas les informations importantes de l’appel téléphonique. Et cela cause toutes sortes de problèmes.

Un représentant des ventes ou un agent du service à la clientèle vous a-t-il déjà posé une question à laquelle vous avez déjà répondu ? C’est vraiment ennuyeux. Et si vous ne prenez pas de notes de vente, c’est vous qui allez répéter les questions.

C’est peut-être parce que vous avez oublié ce qu’ils vous ont dit plus tôt. C’est peut-être parce qu’un autre représentant n’a pas pris de bonnes notes. Mais d’une façon ou d’une autre, ça énerve votre prospect. Et ce n’est jamais une bonne façon d’obtenir une vente.

Afin d’éviter cette situation, vous pourriez vous précipiter avant l’appel pour vous souvenir de ce dont vous avez parlé la dernière fois. Quelles questions avez-vous posées ? Qu’a dit le prospect ? Avez-vous noté quelques notes quelque part ?

C’est une perte monumentale de temps et d’énergie. Les représentants devraient passer du temps à vendre, sans essayer de comprendre ce dont ils ont parlé au dernier appel.

Les mauvaises prises de notes rendent aussi les transferts plus difficiles. Si vous passez un prospect à un autre représentant, à votre équipe de mise en œuvre, à un agent de réussite client ou à un gestionnaire de compte, ils veulent autant d’informations que possible. De mauvaises notes signifient qu’ils n’y vont pas préparés.

Et les gestionnaires veulent souvent savoir ce qui s’est passé lors d’un appel. Que tout se soit bien passé ou non, on pourrait s’attendre à ce que vous en parliez. Si vous n’avez pas pris de bonnes notes, vous ne pourrez pas le faire. Votre manager ne va pas être content de ça.

Les mauvaises notes coûtent beaucoup de temps, d’efforts et d’argent à votre équipe de vente. Vous pouvez résoudre ce problème en quelques minutes et en prenant de meilleures notes.

Jetons un coup d’oeil à certaines des choses que font les représentants qui donnent de mauvaises notes.

Erreur n°1 : Prendre trop de notes

C’est la pire chose à faire. Les notes d’appel ne sont pas censées être des transcriptions mot à mot de l’ensemble de l’appel téléphonique. Certains représentants produisent dix pages de futilités que personne n’a le temps de lire.

Ecrire une tonne de notes prend beaucoup de temps, et ce n’est pas votre travail. Vous êtes censé vendre. De toute façon, personne ne sera en mesure d’examiner les pages ou les notes avant le prochain appel.

Épargnez-vous l’effort. Vous feriez mieux de ne pas prendre de notes du tout.

Erreur n°2 : Ne pas prendre de notes

C’est à peine mieux que de prendre trop de notes. Au moins, vous vous épargnerez des efforts.

Mais vous passerez quand même deux fois plus de temps à vous souvenir de ce dont vous avez parlé lors du dernier appel. Étiez-vous censé avoir des informations sous la main cette fois-ci ? Le prospect n’est-il disponible que le mercredi ? Envisageait-il un concurrent ?

Vous ne le saurez pas, parce que vous n’aurez pas de notes. Vous avez essentiellement gâché le premier appel.

Erreur n°3 : Écrire des notes seulement pour vous-même

Certains vendeurs écrivent des notes que personne d’autre ne peut comprendre. Ils utilisent des abréviations qui ne correspondent à aucune langue connue. Ou gardez des notes sur papier avec une écriture abyssale.

Parfois, même le représentant ne peut pas comprendre ce qu’il a écrit ! C’est exaspérant.

Rédigez vos notes pour que n’importe qui puisse les lire et comprendre ce qui s’est passé pendant l’appel. Ce n’est pas difficile.

Erreur n°4 : Ne pas finir ses notes

Beaucoup de vendeurs commencent en force, puis perdent leur élan au fur et à mesure qu’ils partent. Peut-être qu’ils sont pris dans la conversation et oublient de prendre des notes sur la dernière partie de l’appel. Ou ils sont fatigués. Ou ils oublient tout simplement.

Cela arrive. La plupart du temps, ces représentants se disent : « C’est bon, je reviendrai plus tard pour finir ces notes. » Mais c’est rarement le cas. À moins que vous n’ayez un système en place, il y a de fortes chances que vous laissiez le reste de la conversation en dehors de vos notes.

Et nous en revenons aux problèmes que nous avons quand vous ne prenez pas de notes du tout.

 

Ces quatre erreurs se combinent pour créer beaucoup de frustration pour les autres représentants, les gestionnaires, les autres membres de l’équipe et les clients. Lorsque vous supervisez une équipe de vente qui fait un mélange de ces erreurs, vous avez l’impression de ne jamais avoir la moindre idée de ce qui se passe dans votre processus de vente.

Pour y remédier, voici cinq conseils pour prendre de bonnes notes de vente. Utilisez-les vous-même ou encouragez vos représentants à les utiliser.

Conseil pro n°1 : Prenez des notes brèves

Des notes concises et ciblées sont beaucoup plus utiles que des transcriptions complètes ou des traités décousues.

Résumez les principaux points de la conversation. Résistez à la tentation de transcrire l’ensemble de la conversation ou d’inclure des notes non pertinentes.

Cela dit, prenez note des relations personnelles ou des faits intéressants qui peuvent vous aider, vous ou un autre représentant, à établir une meilleure relation avec le prospect. Utilisez votre jugement pour déterminer s’il vaut la peine d’en prendre note.

Conseil n°2 : Concentrez-vous sur ce qui est important, réalisable et perspicace.

Gardez ces trois mots à l’esprit : « important », « actionnable » et « perspicace ». Si une information particulière n’entre pas dans l’une de ces catégories, elle n’a pas sa place dans vos notes.

Ce sont les choses dont vous, votre équipe et vos gestionnaires pourriez avoir besoin à l’avenir. Et c’est tout.

Vous avez fait une démo ? Montrer au prospect une caractéristique particulière de votre produit ? Discuter des prix ? Obtenir des informations sur le cycle d’achat du prospect ? Établir un calendrier ?

Ce sont tous des éléments d’information pertinents qui faciliteront le prochain appel de vente.

Vous pouvez également écrire des conseils spécifiques dans vos notes. N’oubliez pas de poser une question particulière lors du prochain appel. Abordez un sujet qui semble intéresser le prospect. Inclure un élément d’information que le prospect trouvera utile.

Ces petits éléments d’information peuvent faire une énorme différence.

Conseil Pro n° 3 : notez les mesures à prendre et les échéanciers.

Il est particulièrement important de noter les mesures de suivi discutées au cours de l’appel.

Vous avez dit que vous feriez quelque chose avant de rappeler ? Est-ce que le prospect a dit qu’ils trouveraient quelque chose pour vous ? Quiconque lit vos notes voudra savoir ces choses.

Quand avez-vous (ou le client éventuel) dit que ces éléments seraient terminés ? Si vous ne le notez pas, vous risquez d’oublier ce que vous étiez censé faire. Ou vous rappellerez le prospect en espérant qu’ils vous donneront ce qu’ils vous ont promis d’ici la semaine prochaine.

Les deux sont mauvais.

Notez donc ce qui a été promis, qui l’a promis et quand cela doit être fait.

Conseil Pro n°4 : Développez votre propre style

Les représentants ont leur propre style de prise de notes. Tant qu’elle est concise, sensorielle et réalisable, c’est très bien. Ce qui fonctionne pour un représentant ne fonctionnera pas pour tous les autres.

Certaines personnes aiment prendre des notes sur un bloc de papier pendant l’appel. D’autres les saisissent directement dans leur CRM. Vous préférerez peut-être prendre des notes dès que vous aurez terminé l’appel. Vous utilisez peut-être des expressions au lieu de phrases complètes. Ou vous avez une abréviation (encore lisible !).

Tenez-vous-en à ce qui vous convient.

Parfois, l’outil que vous utilisez facilitera l’utilisation d’une méthode particulière. De tels facteurs peuvent influencer le style que vous développez. Travaillez avec les outils dont vous disposez pour créer le style de prise de notes le plus efficace possible.

Conseil n°5 : Prenez de bonnes habitudes

Lorsque vous vous engagez pour la première fois à prendre de meilleures notes de vente, cela va être difficile. Vous allez oublier certains des conseils ci-dessus. Ou vous serez pris dans un appel et vous oublierez de prendre des notes.

C’est pas grave.

Le but n’est pas d’être parfait dès le début. C’est de prendre de bonnes habitudes pour vous et votre équipe. C’est de prendre de bonnes notes de vente plus souvent que des mauvaises.

Tenez-vous-en à l’essentiel. Gardez vos notes concises, lisibles et utiles.

Au-delà de cela, vous pouvez faire ce que vous voulez, à condition que cela vous aide à prendre de bonnes notes. Vous souhaitez peut-être utiliser un modèle de notes d’appel. Ou demandez des informations spécifiques à vos représentants après chaque appel. Vous pouvez faire tout ce qui fonctionne, pourvu que cela crée de meilleures notes pour votre équipe.

Si vous continuez à le faire au fil du temps, vous obtiendrez de meilleurs renseignements aux personnes qui en ont besoin, vous offrirez un meilleur service à la clientèle et conclurez plus d’affaires.

Les notes de vente sont un outil puissant

La plupart des gens apprennent le pouvoir des bonnes notes de vente à travers une mauvaise expérience, comme lorsqu’un client s’énerve parce qu’il répond à la même question plusieurs fois. Ou lorsque vous demandez à un représentant de vous parler d’un appel et qu’il n’a aucune idée de ce qui s’est passé parce qu’il ne peut pas lire ses notes.

Ne faites pas ces erreurs. Prenez l’habitude de prendre d’excellentes notes de vente dès le début, et toute votre équipe en profitera.

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