La clôture de l’exercice constitue l’une des périodes marquantes des activités d’une entreprise. Dans le domaine de la comptabilité, elle marque la fin d’un cycle et, bien sûr, le début d’un autre. Cette grande étape est caractérisée par différentes opérations. Les professionnels vont, en effet, être amenés à effectuer un inventaire des stocks physiques, revoir les provisions ainsi que la comptabilisation des investissements et des financements. En général, la clôture se déroule en fin d’année, mais il arrive que la date de fermeture soit fixée ultérieurement. Dans tous les cas, la tâche s’achèvera par l’édition du bilan et du compte du résultat, les deux éléments qui forment la liasse fiscale.
Sommaire
Comprendre le cycle comptable
Les activités, ou plutôt leurs fonctionnements, sont cycliques pour une entreprise. Les experts-comptables connaissent bien cette réalité puisqu’une grande partie de la gestion de ce cycle leur est confiée. Les tâches débutent par la saisie des transactions et s’achèvent par la fermeture des livres. Cependant, les opérations sont loin d’être aussi faciles puisque le cycle comporte différentes étapes absolument à connaître. Tout commence par les transactions financières. Il s’agit de tout échange qui s’inscrit en tant que vente, achat, transactions commerciales ou financières. Ce volet inclut également les éventuelles dettes ou encore les divers paiements perçus.
Les données sont ensuite enregistrées selon un ordre chronologique précis. Les entrées sont normalement journalières. Au cours de l’affichage, le professionnel s’assure que toutes les opérations soient comptabilisées dans les comptes du grand livre général. On passe, par la suite, par la réalisation de la balance générale des comptes qui consiste premièrement à établir un bilan provisoire (chiffrier). Les résultats afficheront probablement un déséquilibre entre les livres. On procède directement à l’ajustement. Les corrections doivent être enregistrées dans une feuille de calcul.
Si l’équilibre a été trouvé, il faudra s’assurer que le processus de la balance de vérification soit achevée avant d’enregistrer l’écriture des ajustements. La contrepassation s’applique à ce niveau afin de s’assurer qu’il ait bien eu des corrections. Les soldes des comptes corrigés vont par la suite servir dans la préparation des états financiers (bilan et comptes de résultats). Les livres des comptes de dépenses et de recettes seront ensuite fermés pour que le nouveau cycle puisse commencer.
Ce qu’il faut savoir sur la fin d’exercice financier au Québec
Le système québécois se différencie de la méthode classique sur certains points. Les structures inscrites et immatriculées au registre des entreprises du Québec sont amenées à émettre une déclaration de mise à jour annuelle en fin d’exercice. La mise à jour peut se faire de façon courante si des éventuels changements s’opèrent à certaines périodes de l’année. En ce qui concerne l’imposition sur le revenu d’entreprise, les valeurs sont traitées sur la base d’exercice de l’année où elles ont été gagnées. La date d’encaissement n’est pas prise en compte. En revanche, la déduction des dépenses s’effectue dans l’année d’enregistrement.
La date de clôture de l’exercice financier (le 31 décembre) est la même pour les entreprises et les associés. Cette règle s’applique notamment pour les sociétés de personnes et les sociétés par actions. Bien sûr, il existe des exceptions qui font appel à la « méthode facultative ». Il s’agit d’une règle qui permet de fixer la date de fin d’exercice à un autre moment. Le choix de la date doit se faire à la fin du premier exercice. Pour les particuliers, la méthode facultative implique une estimation au prorata des revenus perçus entre la date choisie et le 31 décembre.
Quelques astuces pour mieux réussir la clôture de l’exercice comptable
La fin de l’exercice financier peut parfois paraître complexe. Les procédures sont souvent difficiles à appliquer. Toutefois, quelques astuces permettront aux professionnels et responsables d’entreprise de s’assurer efficacement de la fermeture du cycle. Actuellement, grâce au numérique, le travail peut se faire de façon automatique. Les outils et logiciels de comptabilité actuels intègrent des fonctionnalités permettant de s’assurer de toutes les étapes de la clôture. Les professionnels ne s’occuperont que de la saisie comptable. Le support fera le reste.
L’autre astuce est liée au choix de la date. La période de la préparation des comptes peut être choisie en fonction du secteur d’activité de la société. Certains types de société ont souvent des difficultés à clôture leur exercice normalement. Ils sont préoccupés à gérer la croissance des flux. Prévoir une date ultérieure évitera aux professionnels les problèmes de retards et les erreurs causées par un traitement précipité. Dans le cas des groupes de sociétés, la clôture se fera au même moment que celle de la société intégrante s’il s’agit d’une structure en intégration fiscale.
Comme les professionnels le savent, la comptabilité est, d’une certaine manière, une véritable science. Son fonctionnement est d’ailleurs soumis à des principes bien connus des experts-comptables. Ces règles sont absolument à respecter lors de la fermeture cycle. Celle sur l’indépendance des exercices est à prioriser. Les procédures du « cut off » doivent être respectées quelle que soit la situation. Les comptes de régularisations prendront le relais en cas de problème. L’estimation des provisions induit souvent les professionnels en erreur. En respectant le principe de la prudence, on peut éviter la surestimation ou l’omission. Pratiquement, en cas de doute, aucun transfert ne devrait être effectué sur les exercices futurs.
Une rapide conclusion sur la clôture de l’exercice financier et fermeture du cycle comptable
La fin de l’exercice comptable est une étape nécessaire pour une gestion optimale des activités de l’entreprise. La clôture s’effectue en différentes étapes que l’on peut considérer comme une véritable procédure pour éviter les erreurs et les problèmes d’organisation. Le respect des principes comptables est de rigueur lors de la fermeture. L’utilisation d’un logiciel comptable facilitera la réalisation des différentes tâches prévues.
