Le bon fonctionnement de toute entreprise repose en partie sur la qualité de la gestion administrative. Cela nécessite notamment l’implication de différents outils efficaces pour faciliter la facturation, la gestion des commandes et la comptabilité. Pour les artisans en particulier, l’utilisation d’outils de facturation est d’une importance capitale. Des bons de commande autocopiants aux tampons encreurs, il existe différents accessoires indispensables pour faciliter la gestion administrative des artisans.
Le carnet de bons de commande autocopiant
Si vous dirigez une entreprise artisanale, vous recevez ou passez sans doute de nombreuses commandes dans le cadre de votre activité. Il s’agit en général de l’acquisition de fournitures pour la fabrication d’un produit ou pour la réalisation d’un projet. Quoi qu’il en soit, l’utilisation d’un carnet autocopiant vous sera d’une grande utilité. Conçu pour délivrer une autorisation de commande, cet élément permet également de garder une trace sur papier de l’ensemble des équipements ou fournitures commandés. Ce type de carnet est en effet conçu pour vous donner une ou deux copies de votre bon de commande.
Spécifique à chaque entreprise, le carnet de bons de commande doit être personnalisé. Il peut comporter des informations importantes liées à la structure comme le nom de l’enseigne, le logo et les coordonnées.
Un carnet personnalisé apporte davantage de crédibilité à votre entreprise et vous permet également d’authentifier vos commandes. S’il existe de nombreux fabricants de carnets autocopiants personnalisables, faire appel à un spécialiste comme Papeo est gage de satisfaction. Vous pouvez par exemple commander un bloc autocopiant qui vous permettra d’établir à la fois des bons de commande, des devis, ainsi que des bons de livraison. Vous avez le choix entre différents formats de papier, ou d’acheter un carnet autocopiant duplicata ou triplicata.
Le tampon encreur
Utilisé dans quasiment toutes les entreprises, le tampon encreur représente un accessoire utile pour les artisans. Il permet principalement d’authentifier les documents en facilitant l’apposition d’un cachet. Celui-ci comporte toutes les informations nécessaires pour identifier une entreprise. Tout comme un carnet de bons de commande, le tampon encreur est personnalisable et doit comporter des informations comme le nom de la marque, son logo ou encore le numéro Siret.
Par ailleurs, le tampon encreur est également connu pour sa capacité à simplifier la gestion de vos documents. Ces derniers devant contenir certaines informations propres à votre société, l’usage d’un tampon encreur vous évite en effet de les inscrire de façon manuscrite sur chaque document. C’est d’autant plus pratique si vous devez traiter beaucoup de dossiers. En outre, le tampon encreur facilite le classement de vos documents par catégorie : validé, payé, finalisé, etc.
Un logiciel de gestion approprié
Pour une bonne gestion administrative, vous avez impérativement besoin d’un logiciel de gestion adapté à vos besoins. Si l’enregistrement des factures est important, il est en effet également nécessaire de suivre les paiements, les dépenses et de veiller constamment à l’état des finances. Un logiciel de facturation vous aide dans l’élaboration de vos factures et des devis, assure la gestion des paiements sortants et entrants et permet aussi de gérer au mieux les dépenses. De plus, le programme offre un accès aux différents rapports financiers comme le bilan, le rapport de TVA et le compte de résultat.
En clair, un logiciel de facturation est un outil numérique complet qui vous sera utile dans votre gestion administrative.
