Entreprises, restaurateurs, distributeurs de marchandises ou encore travaillant dans les services de courriers, qui que vous soyez, gérer des milliers de courriers par jour peut être fatigant à la longue. Voilà pourquoi il pourrait être intéressant d’avoir recours à un logiciel de courrier qui vous facilitera la tâche à longueur de journée. Quels sont les avantages d’un tel outil ?

Qu’est-ce que la gestion de courrier ?

La gestion de courrier ou GEC est un ensemble de systèmes informatisés ayant pour but de préparer et de contrôler les courriers que l’on reçoit au sein d’une entité (une entreprise, une agence, un établissement etc).

La gestion de courrier implique l’utilisation d’un logiciel de courrier, qui a pour fonctions de vous permettre d’ouvrir vos courriers partout où vous êtes. Vous n’avez donc plus besoin d’attendre que vous soyez au bureau pour les ouvrir. Le logiciel numérise les courriers, à partir duquel, vous pouvez les traiter et les statuer comme bon vous semble.

Les avantages d’un logiciel de courrier

Dans la journée d’une entreprise, il peut y avoir des milliers de courriers entrants de toutes sortes, tant physiques qu’électroniques : des emails, des fax, des factures, des bons de commandes, des dossiers de candidature etc. Et cela peut être très volumineux. En plus de cela, tous ces courriers sont encore à identifier, puis à traiter (ou pas), à archiver ou encore à transférer. La gestion de tout ce processus peut vraiment être une perte de temps énorme. D’où l’utilité d’avoir un bon logiciel de courrier fiable et efficace.

Ce genre d’outil vous permet donc de limiter les pertes de documents. En plus, en fonction du type de document, vous pouvez lui attribuer un traitement spécifique. Ce qui sécurise au mieux vos documents ou courriers confidentiels.

En utilisant cet outil, vous pourrez aussi gagner beaucoup de temps. Le système d’automatisation qui intègre un tel logiciel permet de trier et de classifier plus facilement vos documents. Pour les courriers électroniques, certains outils fournissent même des modèles de réponses automatiques pour que vous puissiez répondre rapidement.

Pour qui la gestion de courrier ?

Bien évidemment, elle est destinée à tous ceux qui travaillent dans des services générant beaucoup de papiers et de courriers, comme les services juridiques, ressources humaines, la direction générale etc. Mais un logiciel de courrier pourrait aussi être destiné à des prestataires externes de services de courriers et de colis.

Articles similaires :

Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ? 3 critères pour choisir un logiciel de gestion d’intervention 4 raisons d’utiliser un logiciel CRM pour votre entreprise Pourquoi opter pour la Gestion de maintenance Assistée par Ordinateur ?