15 conseils pour une réunion en visioconférence efficace

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Les réunions virtuelles ont toujours le vent en poupe. Ce n’est pas qu’elles n’étaient pas couramment utilisées avant la pandémie de COVID-19, mais les réunions en visioconférence sont désormais la règle et non l’exception.

En particulier, l’utilisation accrue de plateformes telles que Klaxoon a mis l’accent sur l’importance de la bonne conduite des réunions virtuelles. En effet, il y a beaucoup plus d’occasions de commettre des faux pas qui pourraient amener vos collègues, vos clients ou votre patron à mettre en doute votre professionnalisme.

Voici 15 conseils pour éviter les problèmes lors des vidéoconférences :

1. Assurez-vous que tout fonctionne

D’après une récente enquête, les difficultés techniques sont la principale bête noire des appels vidéo. Choisissez un outil collaboratif fiable. Et effectuez un test de votre technologie (ordinateur, applications, caméra et microphone) pour vous assurer que tout fonctionne avant le début de la réunion. Vous ne voulez pas retarder le début d’une réunion parce que personne ne peut vous voir ou vous entendre.

2. Organisez-vous

Si vous dirigez une réunion virtuelle, respectez l’ordre du jour. Il est particulièrement facile de s’écarter du sujet lors d’une réunion en ligne, car elle peut sembler plus informelle par nature, les participants travaillant depuis chez eux dans la salle à manger ou la chambre d’amis. Pour des raisons de productivité et de concentration, essayez de limiter les points à l’ordre du jour et envoyez-les aux participants à l’avance.

3. Soyez prêt pour passer à l’écran

L’un des avantages du travail à domicile est de pouvoir s’habiller de manière plus décontractée. Mais les réunions vidéo imposent une certaine limite à cet égard. Il n’est probablement pas nécessaire de porter un costume, mais mettez des vêtements professionnels et propres et vérifiez votre apparence dans le miroir avant le début de votre réunion vidéo. Vous ne voulez rien qui puisse détourner l’attention de ce que vous êtes en train de dire. En prime, le fait de vous préparer pour la journée de travail peut vous aider à vous mettre dans un état d’esprit productif.

Attention : Si vous portez une chemise professionnelle avec un pantalon de survêtement, n’oubliez pas de sortir complètement de la réunion avant de vous lever !

4. Vérifiez votre arrière-plan

Le meilleur arrière-plan pour les réunions vidéo est un arrière-plan relativement vierge qui ne vous distraira pas. Vérifiez qu’il n’y a pas une pile de vaisselle ou de linge sale en arrière-plan. De nombreuses plateformes de réunion virtuelle vous permettent de modifier ou de flouter l’arrière-plan si nécessaire. Vérifiez également que l’éclairage est suffisant pour que les participants puissent vous voir.

5. Parlez clairement

La qualité de la communication est essentielle pendant les réunions en ligne. Prononcez vos mots et parlez lentement. La qualité de la connexion Internet à domicile peut varier, tout comme la fiabilité des appareils. N’oubliez pas qu’il y a souvent un léger décalage lorsque quelqu’un parle, alors faites une pause après avoir posé une question ou écouté la réponse de quelqu’un. Il est trop facile d’interrompre par inadvertance d’autres intervenants.

6. Regardez la caméra

Il y a beaucoup de choses à voir sur votre écran pendant les réunions virtuelles : des images de vous-même et de vos collègues, la présentation principale ou une transcription continue de la conversation entre les participants. Hors écran, vous avez peut-être un partenaire ou des enfants à la maison qui se promènent. Établissez un « contact visuel » avec les autres participants à la réunion en regardant la caméra lorsque vous parlez et écoutez.

7. Essayez d’établir un contact personnel

Il est important de faire preuve d’empathie et d’établir des liens en tant qu’êtres humains et pas seulement en tant que collègues de travail, surtout en ces temps difficiles. Les managers qui dirigent des réunions virtuelles peuvent prévoir un peu de temps au début (ou à la fin) pour voir comment tout le monde se porte.

8. Trouvez un endroit calme (si vous le pouvez)

Idéalement, vous serez dans une pièce peu fréquentée où vous pourrez fermer la porte. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir de l’intimité pour votre réunion vidéo, optez pour un endroit de votre maison où les autres sont moins susceptibles de se trouver. Expliquez à vos colocataires, conjoints, proches ou enfants que vous participerez à une réunion de travail et que vous ne pourrez pas leur parler pendant ce temps. Si possible, mettez les animaux domestiques dans une pièce séparée. Et n’oubliez pas de désactiver les notifications sur votre ordinateur et vos appareils personnels.

9. Utilisez le bouton de sourdine

Vous n’arrivez pas à trouver un endroit calme ? Participez aux réunions en mode silencieux. Et lorsque vous ne parlez pas, coupez le micro pour que les gens puissent parler sans entendre votre chien aboyer chaque fois qu’un écureuil traverse la cour.

10. Soyez attentif lorsque vous partagez votre écran

Si vous partagez votre écran lors d’une réunion vidéo, réduisez au minimum le nombre de fenêtres et d’onglets ouverts afin que les participants puissent facilement voir ce dont vous parlez. Veillez à fermer les documents que vous ne souhaitez pas partager, et désactivez temporairement toute notification de messagerie entrante pendant votre présentation.

11. Limitez la liste des participants

38% des travailleurs interrogés ont déclaré s’être lassés des appels vidéo depuis le début de la pandémie. S’il s’agit de votre réunion, n’invitez que ceux qui ont vraiment besoin de participer. Les petits groupes sont souvent plus engagés et plus productifs.

12. Envoyez des messages avec précaution

Prenez garde à ne pas envoyer de messages aux participants pendant les réunions en ligne. Si vous vous plaignez de quelqu’un pendant la réunion (ce que vous ne devriez pas risquer de faire de toute façon), et que votre commentaire est accidentellement transmis à la mauvaise personne ou se retrouve dans une transcription, vous pourriez endommager vos relations ainsi que votre réputation.

13. Notez les décisions et les actions

La capacité d’attention est réduite lors des réunions à distance. Vous ne voudriez pas oublier ce qui est dit trop rapidement pendant la réunion. Prenez note de chaque décision prise avant de partager le compte-rendu.

14. Ne soyez pas multitâche

Une bonne conduite en matière de réunion virtuelle implique de résister à la tentation de consulter les actualités, les médias sociaux ou votre boîte aux lettres électronique. Il est très facile de voir si un participant n’est pas attentif pendant une réunion vidéo. Et c’est une vérité universelle que personne ne veut vous voir ou vous entendre manger pendant une visioconférence. Même si c’est l’heure du déjeuner, gardez le sandwich ou les en-cas pour plus tard.

15. Ne bougez pas

Si vous rejoignez la réunion sur un appareil mobile, évitez de vous déplacer ou de trop bouger, ce qui peut désorienter les autres. Placez votre appareil sur quelque chose de fixe, dans la mesure du possible, et essayez de ne pas gigoter (même si vous avez trop bu de caféine).

Pour conclure

Un dernier conseil sur la bonne tenue de la vidéoconférence : N’oubliez pas d’être aimable et patient avec vos collègues pendant les réunions en ligne. Les gens ont des niveaux de confort et d’expertise différents en matière de réunions virtuelles. Offrir une assistance technique ou rassurer, si nécessaire, aidera chacun à se sentir soutenu et à faire partie de l’équipe, même si vous n’êtes pas au même endroit.

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