Dans un monde où nous sommes plus que jamais connectés avec nos amis, nos collègues et nos entreprises, il est essentiel d’avoir une stratégie de communication externe qui vous fasse participer à la conversation. Si vous n’êtes pas constamment présent, vous perdrez des clients au profit de concurrents qui n’hésitent pas à se faire connaître.

Les stratégies et outils de communication externe sont les méthodes que vous utilisez pour capter l’attention du public. Contrairement aux plans de marketing intensif qui se concentrent sur la transmission de la valeur aux clients, les communications externes visent à initier une conversation avec le monde qui existe au-delà de votre entreprise. Cela signifie qu’elles comprennent tout, du marketing des médias sociaux aux présentations pour les actionnaires et au service clientèle.

Dans un monde où les relations avec les marques sont plus importantes que jamais, il est important de savoir comment créer une stratégie de communication qui parle à votre public.
Explorons quelques moyens de donner du volume à vos communications externes.

2 Types de communication externe d’entreprise

La stratégie de communication externe peut être classée de manière générale comme la transmission formelle et informelle d’informations.

1. La communication d’entreprise formelle

La communication d’entreprise formelle est la première étape pour créer une excellente image de marque pour une entreprise. Elle comprend des communications telles que les mémos, les lettres officielles, les présentations et les rapports.

L’objectif principal de ce type de communication est de faire connaître la qualité et le travail des produits et services des organisations aux publics externes et d’optimiser la notoriété de la marque.

2. Communication commerciale informelle

Cette communication est une approche indirecte d’une organisation ou d’une entreprise. Par exemple, lorsque les employés accumulent des connaissances sur leur organisation et leur travail et discutent des mêmes choses avec l’environnement extérieur de cette organisation. Il s’agit d’un type informel de communication commerciale externe.

4 Exemples de communication externe sur le lieu de travail

Contrairement aux communications internes, qui s’adressent aux employés pour expliquer les politiques et les procédures, la communication externe s’adresse aux clients, aux fournisseurs, aux investisseurs, aux partenaires et aux autres parties prenantes de l’entreprise. L’objectif est généralement de promouvoir les ventes et la publicité, de susciter le parrainage, d’annoncer des événements, des produits ou des services et de soutenir l’image de marque. Les professionnels du marketing utilisent des techniques de persuasion pour influencer les autres dans leurs stratégies de communication externe.

Conseil

La communication externe comprend généralement le courrier électronique, les brochures, les bulletins d’information, les affiches, les publicités et d’autres formes de marketing multimédia conçues pour attirer les clients, les partenaires et les fournisseurs afin de réaliser des transactions commerciales profitables.

Communication sur le prix

Les entreprises communiquent le prix de leurs produits et services en utilisant des publicités dans la presse écrite, à la télévision, à la radio et sur Internet. Les offres, telles que les tactiques d’achat unitaire et de gratuité, augmentent généralement les ventes. D’autres incitations, comme les points bonus ou les coupons, contribuent à fidéliser la clientèle en incitant les consommateurs à acheter des produits à prix réduit. En outre, les entreprises envoient des messages électroniques pour proposer des prix réduits, des échantillons gratuits et des promotions conjointes avec d’autres entreprises à l’aide de bons d’achat et d’accords de financement.

Communication avec les canaux

En communiquant avec les clients par l’intermédiaire de canaux de marketing direct, de distributeurs ou de partenaires commerciaux, les entreprises permettent la vente et la livraison de leurs biens et services d’une manière qui finit par procurer des avantages à chaque partie. Les entreprises ciblent les partenaires et les fournisseurs avec des offres de réduction de prix en utilisant des mécanismes de communication tels que des brochures, des spécifications fonctionnelles et des guides de vente. Grâce à des documents de communication externe tels que les demandes de propositions ou les cahiers des charges, les entreprises établissent des relations commerciales qui leur permettent de prospérer sur un marché mondial complexe.

Documentation promotionnelle et marketing

Les entreprises font la promotion de leurs produits en communiquant leurs avantages et leurs caractéristiques dans des documents imprimés sur les produits ou les services. Les spécifications fonctionnelles, les manuels de référence et autres documents relatifs aux produits permettent aux clients de décider si le produit répond à leurs besoins. La documentation convainc également les clients potentiels que les produits offrent un retour sur investissement et un coût total de possession abordable. La documentation promotionnelle tend à inclure des photos attrayantes, du texte et un langage descriptif pour décrire les détails du produit ou du service. En utilisant des logos et des slogans pour renforcer la reconnaissance de leur marque, les entreprises développent une présence sur le marché.

Formation et soutien aux produits

Les entreprises présentent leurs produits lors de salons professionnels et d’événements afin de démontrer leur utilisation personnelle ou professionnelle. Elles organisent des cours de formation pour montrer aux gens comment utiliser les fonctions des produits et certifier le personnel dans l’utilisation des produits. Les entreprises proposent des formations dirigées par un instructeur, des événements virtuels utilisant un logiciel de conférence Web et des cours autogérés pour répondre aux besoins des professionnels occupés. Lors des formations, les instructeurs et les représentants des entreprises font des présentations et communiquent avec les participants pour connaître leurs besoins individuels.

En outre, les entreprises mènent des enquêtes à l’aide de questionnaires en ligne afin d’obtenir un retour sur l’utilisation des produits et les exigences liées au développement de nouveaux produits.

5 outils de communication externe

Les différents types de communication formelle qu’une agence de communication externe peut utiliser pour sa stratégie commerciale et son succès sont les suivants :

1. Contenu des sites web

Le développement d’un contenu utile et pratique pour les sites Web est vital et relève des stratégies publicitaires. Il comprend le marketing de contenu, l’optimisation des moteurs de recherche (SEO), le marketing des médias sociaux (SMO), et bien d’autres informations sur les marques/entreprises.

Les sites web sont utiles pour élaborer des stratégies de communication externe. Grâce au marketing de contenu, les marques peuvent être sûres d’améliorer la visibilité de leurs sites.

2. Courriels et bulletins d’information

Le système de courrier électronique est l’un des principaux types de communication externe formelle. Il est utilisé à deux fins :

• Pour illustrer les dernières offres aux utilisateurs afin d’augmenter les ventes.
• Pour créer une relation à long terme avec les différentes parties prenantes (externes).

3. Conférences et événements en direct

Différents types de conférences et d’événements en direct sont des éléments essentiels pour stimuler la communication.

4. Les communiqués de presse

Les communiqués de presse sont un autre type précieux de communication externe formelle. Ils contribuent à améliorer la fiabilité et l’image de marque par le biais de communiqués de presse, de couvertures de presse et d’articles de presse. Les communiqués de presse assurent une connexion avec les nouveaux clients et tous les investisseurs potentiels sur différents canaux.

5. Médias sociaux

Les médias sociaux sont le moyen de communication externe le plus récent et le plus avancé. Les différents types de plates-formes de médias sociaux comprennent LinkedIn, Facebook, Whatsapp, Twitter, et bien d’autres. Elles sont très utiles pour interagir avec les personnes externes d’une entreprise. Ces derniers temps, la plupart des organisations choisissent les médias sociaux pour transmettre des nouvelles et toute information à l’extérieur de l’organisation.

Les objectifs d’une communication externe parfaite

1. Développer les relations avec la communauté

Toute organisation doit entretenir de bonnes relations avec la communauté pour faire connaître sa marque et atteindre ses objectifs. Pour cela, elle a besoin de la communication organisationnelle. Elle agit comme un outil de communication et un lien entre les entreprises et les personnes. Elle aide à transférer les nouvelles et les informations aux parties prenantes, aux clients et à d’autres personnes.

2. Communiquer et collecter des informations

L’objectif principal de la communication externe est de partager les nouvelles et les informations clés dans la niche cible, mais à côté de cela, elle est également utile pour accumuler toutes les informations du monde extérieur afin d’optimiser la présence de la marque devant le public cible en utilisant correctement les communicateurs externes et les relations avec les médias.

3. Optimiser le réseau externe

Les entreprises doivent connaître les goûts et les aversions de leurs consommateurs pour améliorer la vente de leurs produits ou services. Pour ce faire, la communication externe utilise des messages marketing pour communiquer avec le monde des affaires en dehors de l’organisation. Grâce à une communication persuasive avec les parties prenantes externes, une entreprise prospère peut tenter d’optimiser la réputation de sa marque.

Aujourd’hui, à l’ère du numérique, de nombreux moyens de communication externe sont disponibles, comme LinkedIn, Youtube, Facebook, etc. Grâce à eux, les entreprises peuvent accroître la reconnaissance de leurs produits et services auprès du public. Ces supports sont les plus pratiques pour atteindre les publics potentiels. Ils constituent un moyen de promotion rentable.

4. Construire l’image d’une marque

Parfois, le succès et le triomphe d’une entreprise ne reposent pas uniquement sur les ventes. Ils dépendent également de la perception de l’image auprès de ses clients. Grâce à la communication externe, les entreprises peuvent créer et établir une bonne image de marque aux yeux des nouveaux clients comme des clients existants.

5. Bonne relation avec les fournisseurs

Chaque entreprise ou organisation a ses fournisseurs auprès desquels elle se procure les produits finis ou les matières premières nécessaires à son fonctionnement. Grâce à la communication externe, une bonne relation peut s’établir entre l’organisation et ses fournisseurs.

6. Association avec l’institution financière

L’objectif le plus important de la communication externe est de maintenir des liens avec les banques, les compagnies d’assurance et d’autres institutions financières.

7. Association avec les agences gouvernementales

L’organisation doit suivre les règles du gouvernement. En utilisant la communication éternelle, une entreprise peut garder une bonne relation avec les agences gouvernementales.

8. Relation avec les parties prenantes externes

Les parties prenantes sont propriétaires de l’entreprise ou de l’organisation. Le conseil d’administration et les autres responsables sont tenus d’informer les parties prenantes de toutes les affaires de l’entreprise. La communication externe est un excellent moyen d’y parvenir.

9. Affaires diverses

La communication externe est nécessaire pour entretenir des relations avec les organismes de réglementation et maintenir des relations internationales.

Comment développer une stratégie de communication externe ?

1. Définissez votre énoncé de mission

Votre énoncé de mission est l’étoile polaire de votre stratégie de communication. Il vous guide dans la bonne direction. Chaque fois que vous élaborez un message à diffuser dans le monde, vous devez vérifier qu’il s’aligne sur les valeurs et les objectifs énoncés dans votre déclaration de mission et vous obtiendrez la cohérence dont vous avez besoin.

2. Définissez l’objectif

Déterminez ce que vous voulez atteindre avec votre stratégie. Il se peut que vous souhaitiez attirer davantage de clients, mais il se peut aussi que vous souhaitiez renforcer votre marque ou que vous ayez une toute autre raison. Vous devez comprendre pourquoi vous communiquez afin de pouvoir déterminer comment atteindre cet objectif.

3. Connaissez votre public

Les communications externes ciblent généralement un large public mais, au sein de celui-ci, vous devez vous concentrer sur les différents groupes auxquels vous souhaitez vous adresser. Il ne s’agit pas d’une situation « taille unique ». Vous avez besoin de différents types de contenus de sites web ou de textes publicitaires pour parler à vos investisseurs et à vos clients. Les deux sont importants à prendre en compte dans votre stratégie, mais chacun veut entendre des informations différentes et d’une manière différente. N’oubliez pas avec qui vous communiquez avant d’envoyer un message.

4. Analysez la situation actuelle de votre organisation

Pour savoir comment aller de l’avant, vous devez comprendre où vous en êtes actuellement. Il existe trois éléments clés pour vous aider à évaluer votre situation actuelle. Il s’agit des éléments suivants

• Les facteurs PEST – Il s’agit des éléments politiques, économiques, sociaux et technologiques qui pourraient affecter votre entreprise, positivement ou négativement. Déterminez comment vous géreriez un changement dans l’un d’entre eux afin d’être agile si le changement se produit.
• Facteurs SWOT – Quelles sont vos forces, faiblesses, opportunités et menaces ? Comment pouvez-vous communiquer vos forces, corriger vos faiblesses, tirer le meilleur parti de vos opportunités et transformer les menaces en opportunités supplémentaires ?
• Concurrents – Classez-vous par rapport à vos concurrents de la manière la plus objective possible. Comment vous comparez-vous ? Que font-ils que vous ne faites pas et vice-versa ?

5. Établissez votre ton de voix

Les meilleurs plans de communication externe sont immédiatement reconnaissables comme provenant de la marque en question. C’est pourquoi vous devez développer un ton de voix dans vos messages qui résume ce qu’est votre marque et ce qu’elle fait, d’une manière qui interpelle les personnes à qui vous voulez parler. Ne copiez pas vos concurrents. Faites-en quelque chose qui vous ressemble.

6. Choisissez les bonnes plateformes de diffusion

Il est inutile d’essayer de diffuser les mêmes messages clés sur toutes les plateformes et tous les réseaux disponibles. Ce n’est pas une utilisation efficace du temps, et vous devriez plutôt vous concentrer sur les points de vente qui toucheront le mieux les publics avec lesquels vous voulez vous engager.

Pour les clients, il peut s’agir d’articles de votre blog, de profils de médias sociaux tels que Facebook, Instagram ou Twitter, de podcasts, d’articles basés sur vos communiqués de presse. Pour les investisseurs, vous pouvez essayer les vidéos, les bulletins d’information ou les webinaires, par exemple.

7. Impliquez les clients et les employés

Les clients et les employés peuvent être d’excellents ambassadeurs de votre entreprise. Ils ont accès aux médias sociaux où ils peuvent fournir des recommandations de bouche à oreille.

Un client satisfait qui partage son expérience en ligne peut être indispensable à votre communication externe. Leurs amis, leur famille et les personnes qui les suivent se fieront à leur expérience de première main plus qu’à n’importe quel type de message de marque.

Vos employés connaissent bien l’entreprise et leur recommandation montre aux autres qu’ils sont fiers de travailler dans votre organisation.

8. Déterminez comment mesurer le succès

Pour comprendre le succès de votre stratégie, vous devez être en mesure de mesurer vos progrès vers vos objectifs. Sinon, vous ne saurez pas s’il faut continuer à suivre un plan ou changer de cap pour adopter une stratégie de communication externe plus efficace. Choisissez des indicateurs clés de performance qui vous permettront de mesurer l’impact de votre stratégie de communication.

5 Conseils pour améliorer votre stratégie de communication externe

Soyez crédible

Les clients aiment sentir qu’ils sont entendus et vus. Essayez donc de vous mettre à leur place lorsque vous communiquez avec eux. Les investisseurs veulent savoir que vous comprenez également leurs espoirs et leurs craintes. Écoutez les deux publics et renseignez-vous sur leurs préoccupations, leurs intérêts et leurs sentiments. Ensuite, reflétez-les dans vos messages.

Ce ne doit pas être une voie à sens unique. Veillez à répondre aux commentaires afin que la conversation s’engage et que les parties prenantes se sentent incluses.

Connaissez la valeur de la répétition

Vous voulez vous assurer que les gens se souviennent du message de votre marque, vous devez donc continuer à le leur présenter. Parfois, c’est aussi simple que cela. Cependant, cela vous oblige à rechercher constamment de nouvelles façons de communiquer ce message afin de ne pas ennuyer votre public.

Restez simple et concis

Les gens sont occupés. Ils n’ont pas envie de lire des rames de rapports ou d’écouter des podcasts qui durent plus longtemps que leur trajet quotidien. Ils ne veulent pas non plus passer du temps supplémentaire à essayer de comprendre le jargon et le langage technique inutile.

Vos messages doivent être courts, précis et faciles à comprendre. Vous essayez de faire connaître votre marque, pas de submerger les gens avec des informations inutiles.

Apportez toujours de la valeur ajoutée

Il peut être très désagréable d’être la cible d’une campagne de communication externe d’une entreprise qui n’offre aucune valeur ajoutée. Elle est immédiatement oubliable si elle n’apporte rien au destinataire. Vous ne réussirez pas si le message ne les intéresse pas, ne les fait pas réfléchir, ne résout pas un problème, ne leur fournit pas de monnaie sociale à transmettre à leurs amis ou ne leur donne pas le sentiment d’avoir été enrichis en le lisant, le regardant ou l’écoutant.

Alignez les communications internes et externes

Lorsque vous tentez de créer une identité de marque cohérente pour votre entreprise, vous avez besoin de la contribution des parties prenantes internes et externes. Il ne sert à rien de créer une image de marque à l’extérieur, pour que les clients s’entretiennent avec les employés et découvrent que cette culture d’entreprise n’est qu’une image. Tout le monde doit adhérer à votre message pour qu’il soit authentique.

Si vous communiquez les valeurs de votre marque en interne sur le lieu de travail, elles seront également perçues par un public externe. Les employés doivent avoir le sentiment que les messages diffusés par l’entreprise reflètent également leur expérience, afin d’agir en tant qu’ambassadeurs de la marque pour l’entreprise.

Pour conclure sur les Stratégies et Outils de Communication Externe

La création d’une stratégie de communication externe cohérente peut être un défi, mais elle est incroyablement précieuse. Avec un choix aussi vaste sur le marché, les clients et les investisseurs doivent savoir ce que vous représentez, comment vous pouvez améliorer leur vie et pourquoi ils devraient faire leurs achats chez vous ou acheter vos actions. Se démarquer de la masse est essentiel, tout comme s’assurer que vous communiquez avec les parties prenantes en utilisant les canaux de communication externe les plus susceptibles de les atteindre et en écoutant ce qu’elles ont à dire.