Internet amène aujourd’hui le monde vers une dématérialisation des services les plus quotidiens dans plusieurs domaines. Les entreprises ne restent pas en marge de ce processus qui touche désormais même la structure interne des associations, sociétés, entreprises, universités, etc. Ainsi, sur le plan administratif, la signature électronique constitue une avancée plus ou moins attendue. Quels avantages pour les entreprises de l’adopter ?
Sommaire
Une solution flexible pour les entreprises
La signature électronique présente le premier avantage de rendre flexible la finalisation des documents administratifs en ligne. Et puisqu’il existe plusieurs types de signatures électroniques, découvrez une solution d’émargement en ligne qui répond à l’usage spécifique des structures administratives. L’e-signature peut être en effet simple ou avancée. Ces niveaux se distinguent par la sécurité et les moyens employés. La signature simple peut se faire via un lien envoyé au signataire, un code PIN ou encore une piste d’audit qui renseigne sur les informations du signataire.
L’e-signature avancée est strictement liée aux données du signataire renseignées sur un certificat électronique. Ce dernier a la valeur d’une carte d’identité électronique personnelle ou rattachée à la personne juridique d’une entreprise. Ces dispositions donnent une sécurité à l’utilisation de la signature.
L’e-signature qualifiée est encore plus sécurisée que le niveau avancé et elle se distingue de ce dernier par la domiciliation de la signature sur des plateformes ou des entreprises dont le but est de garantir l’intégrité des documents signés.
L’émargement en ligne dynamise les processus administratifs
La signature électronique permet de donner de la dynamique aux processus administratifs et de les optimiser. En effet, un signataire peut apposer sa signature sur un document depuis n’importe quel lieu. Cela fluidifie le processus.
Avec la possibilité de traiter un plus grand nombre de documents en un temps record, le processus administratif est optimisé et automatisé. En effet, il n’est plus boqué à une phase, faute d’émargement des personnes concernées.
De plus, la signature électronique aide à encadrer les réunions en ligne des entreprises et des sociétés. Elle peut servir à l’établissement de la liste de présence lors d’une réunion online des agents et cadres d’un secteur ou de tout le secteur interne.
La signature électronique renforce la sécurité des documents
La signature électronique renforce la traçabilité des documents en ligne. En effet, une signature en ligne est enregistrée avec l’heure de la signature, ce qui permet de posséder des informations précises sur le moment de la signature du document.
De plus, les documents peuvent acquérir une plus grande sécurité juridique. En effet, plusieurs mesures encadrent les signatures en ligne, ce qui renseigne sur l’authenticité du signataire. Alors l’authentification du signataire et la traçabilité de la signature sont des moyens suffisants pour renforcer la sécurité juridique d’un document.
La signature électronique : une écosolution
La signature électronique est écologique. Elle limite l’utilisation du papier, permet une gestion plus responsable des feuilles et supprime le recours nécessaire à l’impression. Elle permet d’économiser les encres.
Elle a donc un impact significatif sur l’environnement dans un contexte où le retour aux choix écologiques responsables est une urgence. En définitive, l’émargement en ligne fluidifie le processus administratif, donne plus de sécurité aux documents et participe à l’écoresponsabilité de l’environnement.
