Vous êtes une entreprise et prévoyez de lancer un nouveau produit ? Un tel projet requiert une organisation minutieuse, mais aussi le choix de l’évènement adapté. Pour donner de la visibilité et un cachet professionnel à ce lancement, pensez à organiser une conférence. Le choix de la conférence permettra à la fois de mettre en lumière votre produit, votre entreprise et de nouer des partenariats. Nous vous apportons ici des idées pour une conférence et un lancement réussis.
Sommaire
Louez un local spacieux pour votre conférence
Pour une conférence réussie, il est nécessaire de définir un budget et un programme. Dans votre plan d’action, le choix d’une salle est absolument essentiel. Il doit tenir compte à la fois dudit budget et d’autres critères importants. Certaines entreprises disposent de salles de conférence, mais qui ne seront pas forcément adaptées à l’évènement organisé. Dans ce cas, nous conseillons de se tourner vers la location d’une salle aménagée pour la circonstance. Le local choisi doit non seulement être facile d’accès pour tous les participants, mais aussi assez spacieux pour recevoir tout le monde. Gardez à l’esprit que vous pourriez avoir plus de participants que prévu.
Par ailleurs, la salle doit être éclairée, aérée et doit disposer de tous les équipements nécessaires pour réaliser des projections, tenir un discours, etc. Quelle que soit la place attribuée à chaque participant, celui-ci doit se sentir le plus à l’aise possible. Les déplacements à l’intérieur doivent être faciles et chacun doit pouvoir entendre et voir tout ce qui s’y passe.
Sachez qu’en tant que chef d’entreprise, la location de salle de conférence vous permet de réaliser de bonnes économies. Cette solution n’est d’ailleurs plus réservée uniquement aux grandes entreprises. Si vous êtes à la recherche d’une salle pour votre prochain évènement d’entreprise, vous pouvez visiter senssi.fr pour faire bonne impression auprès de votre public et futurs partenaires. La location de salle de conférence permet en effet de montrer votre professionnalisme et votre rigueur au travail.
Faites la liste des invités pour cette conférence
Voici l’une des toutes premières tâches à accomplir lors de l’organisation de votre conférence. Faire la liste des invités vous permet de savoir avec exactitude qui doit être présent et qui interviendra lors de l’évènement. Vous saurez à ce moment si vous devez solliciter la présence d’experts ou confier les différentes présentations à vos collaborateurs. Pour accomplir cette tâche, vous devez au préalable identifier la cible de votre conférence. Au cours de ce lancement de nouveau produit, seront sans doute présents votre clientèle, vos fournisseurs, associés, vos collaborateurs, la presse, etc.
Connaître le nombre de participants sera aussi déterminant à bien des niveaux pour votre budget. La liste d’invités vous sera également utile le jour de la conférence, au moment de l’accueil, mais aussi après. Nous vous conseillons d’établir cette liste bien à l’avance afin de prévenir tout oubli ou tout désagrément. Cela vous permet aussi d’envoyer les invitations à temps afin que vos invités intègrent votre évènement dans leur planning. Pour vous faire gagner du temps et vous éviter de vous perdre dans une tonne de papiers, vous avez la possibilité d’utiliser des solutions en ligne pour établir votre liste d’invités.
Prévoyez un buffet dinatoire après la conférence
Que vous organisiez une conférence de presse ou une conférence publique, il est toujours recommandé de finir en beauté. Pour une conférence d’entreprise, le buffet dinatoire est une des meilleures options de collation. Les invités ont le choix entre plusieurs mets, peuvent manger debout ou assis, se déplacer. Le buffet dinatoire offre beaucoup de flexibilité et de liberté aux personnes présentes. C’est l’occasion pour les participants de faire des rencontres, d’échanger entre eux dans une ambiance moins formelle, plus légère et plus propice aux accords. C’est le moment de nouer des partenariats, de convaincre encore vos invités et même, de leur faire essayer ce nouveau produit.
Le buffet vous permet également, en tant qu’organisateur, de recueillir les éventuelles impressions et avis après conférence. Pour votre buffet dinatoire, vous devez prévoir à la fois des tables et des chaises. Surtout, confiez cette étape de l’organisation à un traiteur ; veillez à le choisir à l’avance et en fonction du budget préétabli. Nous vous conseillons de veiller à choisir un prestataire spécialisé dans les évènements professionnels. Il saura alors vous proposer des menus variés et adaptés à la circonstance. Le buffet dinatoire vous permet de clôturer votre lancement de produit sur une note de convivialité. Avec une telle conclusion, cette conférence restera dans les mémoires.
