Le Kbis : pourquoi doit-on toujours en garder une copie à jour ?

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Une compagnie, comme un individu, a droit à ses papiers d’identité. C’est là le rôle principal du Kbis qui permet d’identifier clairement une entreprise immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Procédons à une description de ce document et de son utilité.

Qu’est-ce que le Kbis ?

L’extrait Kbis représente la véritable carte d’identité, à jour, d’une entreprise immatriculée au (RCS) et peut lui être demandé, en tout temps, par des partenaires potentiels afin de vérifier son état. Puisqu’elle doit être renouvelée à tous les trois mois, elle garantit au lecteur une information à jour.

Le Kbis regroupe l’ensemble des renseignements que l’entreprise doit déclarer au Registre du Commerce et des Sociétés. Il fait état, le cas échéant, des mentions portées par le greffier chargé de la tenue de ce registre. Ce document est disponible à toute personne qui désire en faire la demande, en s’adressant auprès du greffe concerné.

Les informations fournies par le Kbis

En premier lieu, le Kbis sert à confirmer l’existence juridique de l’entreprise. Il est considéré comme étant le seul document qui puisse attester légalement de l’identité et de l’adresse de la personne immatriculée, qu’elle soit physique ou morale.

On retrouve aussi sur le document l’activité de l’entreprise, les dirigeants, l’administration et les gestionnaires. Dans le cas où une procédure collective serait engagée à son encontre, elle y serait aussi indiquée.

À qui sert le Kbis ?

Évidemment, le Kbis sert à l’entreprise afin de prouver qu’elle existe et à démontrer qui la compose. Mais dans sa fonction informative, elle sert principalement à trois groupes qui pourraient venir, à un moment ou un autre, en contact avec elle.

Tout d’abord, le Kbis peut être exigé lorsque l’entreprise participe à un appel d’offres public. Les autorités en charge du dossier exigeront de l’entreprise, si elle veut y participer, qu’elle leur fournisse ce document.

Il peut aussi être demandé par une banque lorsque l’entreprise s’y présente afin d’ouvrir un compte. Sans le Kbis, il lui sera impossible de procéder.

Enfin, il est aussi possible que certains distributeurs de matériels professionnels en fassent la demande afin de s’assurer que l’entreprise existe et vérifier les informations fournies sur l’adresse de l’entreprise et ses dirigeants.

Seul le document officiel délivré et signé par le greffier du Tribunal de commerce, fait foi pour toutes les démarches administratives. Celui-ci devra être daté d’une période de moins de 3 mois afin de prouver que les informations sont bien à jour.

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