Depuis quelques années, l’occupation des employés sur leur poste de travail n’est plus la même. En effet, le taux d’occupation est passé de 80 % à moins de 60 %. Les entreprises doivent donc trouver une solution efficace pour s’adapter à ce phénomène, qui s’est encore plus répandu avec la crise induite par la propagation du Coronavirus. Le flex office apparait aujourd’hui comme l’une des meilleures alternatives pour aider les chefs d’entreprise à organiser leur espace de travail et améliorer leur qualité. Qu’est-ce que le flex office ? Quels sont les avantages pour la société ?
Sommaire
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est une forme d’organisation de travail dite « hybride » pour les collaborateurs. Dans le mode d’attribution classique, le salarié possède un poste fixe dans un bureau fermé ou dans un open-space.
Dans le cadre du flex-office, l’espace de travail est attribué en fonction des usages. Chaque jour, les salariés doivent se rendre dans des zones qui conviennent le plus aux tâches qu’ils doivent réaliser au cours de la journée ou dans des espaces qui correspondent le plus à la façon dont ils travaillent.
Il également faut noter que dans le concept du flex office, il n’y a pas d’attribution d’un poste fixe. Ce type d’espace de travail est pensé et bien équipé pour que les travailleurs évoluent dans des conditions optimales.
Le flex office induit généralement la répartition des espaces entre les salles de réunion connectées, les salons de travail et les zones destinées à l’amélioration du bien-être de la société. Avec ce mode d’organisation, les locaux de la société ne sont plus de simples bureaux, mais plutôt des lieux privilégiés qui permettent de véhiculer les valeurs et la culture de l’entreprise.
Comment mettre en place le flex office dans votre entreprise ?
Le flex office permet de réduire le nombre et la superficie réservée aux postes de travail d’une société. Les charges et le loyer de l’espace de travail subissent donc une baisse conséquente. Mieux encore, le flex office booste la productivité et la créativité des employés.
Étant donné qu’ils sont libres et peuvent sortir de leur routine, ils seront plus enclins à trouver de nouvelles idées pour le développement de l’entreprise. Par ailleurs, la multiplication des espaces collaboratifs favorise les interactions entre les équipes transverses. Cela leur permet de gagner en agilité et de travailler en symbiose.
Pour mettre en place le flex office dans votre société, vous devez vous équiper avec des outils adaptés pour faciliter la communication entre vos collaborateurs, même s’ils se trouvent en télétravail. Les outils de visioconférence sont donc des équipements dont vous devrez vous munir si vous désirez adopter ce mode d’attribution des postes.
Des outils de gestion des espaces sont aussi indiqués pour mieux gérer et contrôler l’accès des salariés aux locaux de l’entreprise. La formation des chefs d’équipe à l’usage des outils de gestion est également indispensable pour instaurer la culture appropriée à ce type d’organisation de l’espace de travail. Un outil de réservation des espaces de travail peut être très utile. Il servira notamment à optimiser, fluidifier et mutualiser les ressources du bâtiment.
